予防保守とは？予防保守の重要性とアフターサービスが抱える課題の解決方法
更新日 : 2025年02月12日
予防保守とは、機械やソフトウェア、システムなどの故障を未然に防ぐために、あらかじめ定期的にメンテナンスを行うことをいいます。サービスや製品を提供している企業にとって、お客様に安心・安全に利用してもらうためにも予防保守は欠かせません。しかし、アフターサービスの重要性は理解しつつも、顧客満足度の高いサービスを実現するには様々な課題を抱えている企業もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回の記事では、予防保守の重要性とアフターサービスが抱える課題、保守業務をアウトソーシングするメリットについて解説します。
予防保守とは
予防保守とは、機械・ソフトウェア・システムなどに故障や不具合が現れる前に、あらかじめ行われる点検や修理といったメンテナンス業務のことです。何らかの不具合によって起こり得る故障やトラブルを未然に防ぐことを目的としており、具体的には、サービスごとに定められた使用回数や、耐用年数などの基準に合わせて点検や修理、部品交換を行います。定期的にメンテナンスを実施することで、故障の早期発見と対策につながるとともに、稼働率や生産性を維持することが可能となります。
予防保全とは？予防保守との違い
予防保全とは、予防保守と同様に機械・ソフトウェア・システムなどの故障を防ぐために、あらかじめ点検や修理といったメンテナンスを行うことです。予防保全と予防保守は混同しやすいですが、「保全」と「保守」の定義は異なるものが多く、予防保全はメンテナンス時に異常の有無にかかわらず部品交換を行うのに対して、予防保守はメンテナンス時に異常があれば修理や部品交換を行うものが一般的です。
ただし、これらの定義やサービス内容は企業によって異なります。
予防保守の重要性やメリット
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企業にとって予防保守に取り組む重要性とメリットは、以下のようなものが挙げられます。 |
予期せぬ事故を防ぐ・安全性の維持
予防保守を行うことで、機械やソフトウェア、システムなどの故障によって引き起こされる事故を防ぐことができます。特に製造業では、機械の故障によって取り返しのつかない労災事故や人的被害につながる可能性が高いです。定期的に点検やメンテナンスを実施することは、事故の発生リスクを最小限に抑え、従業員が安全に作業できる環境を維持するためにも重要とされます。
予期せぬトラブル時の業務停止や損害を抑える
機械やソフトウェア、システムを長く使用し続けていると、予期せぬトラブルが発生する可能性はゼロではありません。しかし、故障などのトラブルが発生してから対応するとなると、復旧までの間は業務を停止せざるを得ない状況を招くことも考えられます。日頃から予防保守を行っておくことで、原因特定や修理、復旧対応までの時間を短縮し、損害を最小限に抑えることにつながります。
コストの削減
サービスや製品を提供する企業としては、安心して製品を使い続けてもらえるよう、あらかじめメンテナンスを行って故障やトラブルを未然に防ぐことが大切です。故障やトラブルが発生すると修理費用が必要となるだけでなく、業務が停止することで生産性が低下し、高額なコストがかかる可能性があります。修理にかかるコストを削減するためにも、予防保守に取り組むことは非常に重要です。
アフターサービスにおける保守業務の課題
多くの企業におけるアフターサービスが抱えるサービスの課題としては、「人手不足」「属人化」「対応までの時間」が挙げられます。それぞれ詳しく解説します。
人手不足
保守サービスにおいて、人手不足で十分なアフターサービスを提供できないという課題を抱えている企業が非常に多いです。保守業務には、メンテナンスや障害対応など継続的に対応できる人員が必要となりますが、すべてを自社でカバーするのはなかなか難しい場合があります。人手不足に大きな課題を感じている場合は、代行会社へアウトソーシングして社内のリソースを確保することが有効です。
属人化
従業員ごとにスキルや経験は異なるため、顧客の問題を迅速に解決するために専門的なノウハウを持つ担当者に業務が集中しやすいです。業務が属人化されてしまうと、その担当者がいないときに業務を円滑に進められず、生産性の低下につながってしまう恐れがあります。研修の実施や業務のマニュアル化、アウトソーシングを専門とする代行会社へ委託するなどして属人化を防止することが重要です。
対応までの時間
保守サービスでは、顧客のトラブルや問題に迅速に対応することが求められます。しかし、人手不足や社内リソースの逼迫、また導入先との距離が離れているなどの問題によって対応が遅れてしまうと、顧客満足度の低下につながりかねません。そのため、こうした事情を考慮した結果、遠方への顧客に製品やサービスを提供できないというケースもあります。このような課題を抱えている場合は、全国に拠点を持つ代行会社へアウトソーシングする方法を選択肢として入れてみてはいかがでしょうか。
保守業務をアウトソーシングするメリット
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保守業務をアウトソーシングすることで、さまざまなメリットを得ることができます。 |
人材不足の解消と社内リソースの確保
保守業務をアウトソーシングすることで、社内から人材を用意する必要なく、保守サービスを提供することができます。これにより従業員の負担を軽減しつつ、人材不足を解消することが期待できます。また、アウトソーシングによって確保した分の社内リソースをコア業務や重要な業務に充てることができるため、より効率的な企業成長につながるでしょう。
安定したサービスの提供
保守業務を行っている企業にとって、安定したサービスの提供は必要不可欠です。保守やメンテナンスを専門に行っている代行会社は、常に最新のトレンドを把握し、メンテナンスや設備に関する専門的なノウハウを持っています。アウトソーシングをしてこれらのスキルやノウハウを活用することで、安定したサービス品質を維持することができます。
顧客満足度の向上・ビジネスの拡大
保守業務のアウトソーシングは、充実したアフターサービスを提供できることが大きな強みです。手厚いサービスを提供することで顧客は安心して使用し続けることができ、顧客満足度の向上につながることが期待できます。
そして、保守業務にあたる人員を増やすことで24時間365日体制を実現する、拠点を多く持っている代行会社に委託することで保守対応エリアやそもそものサービス提供範囲を拡大できるなど、さらなるビジネスの拡大を狙うことも可能です。
保守業務をアウトソーシングする際の注意点
アウトソーシングは企業にさまざまなメリットをもたらしますが、コスト面やサービスの選定において考慮すべき注意点もあります。外部に業務を委託するということは、導入に際してコストが発生します。そのため、アウトソーシングする前に自社の課題や委託したい業務の範囲を明確にし、費用対効果を踏まえて検討することが必要です。
また、専門性の高い機器やソフトウェア、システムの保守サービスを行っている場合は、業界に特化している代行サービスを選定することが求められます。アウトソーシングすることで、かえってコストが予想外に膨らんでしまった、サービス品質が低下したという事態にならないよう、しっかりと比較検討し、最適な代行会社を選びましょう。
おわりに
自社のサービスや製品をお客様に安全に長く使用してもらうためには、日頃の点検やメンテナンスといった保守業務が欠かせません。しかし、保守体制を確保するために必要な人材とリソースがなければ、かえって業務効率や生産性を低下させてしまう可能性があります。保守サービスを行っている専門業者にアウトソーシングすることは、企業成長につながる戦略の一つといえるでしょう。
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