入退室管理システムとは？導入の必要性と選び方を解説

入退室管理システムとは、部外者による不正な侵入を防止し、入退室履歴を記録できるセキュリティシステムです。企業に情報漏えい対策やセキュリティ強化が求められている中で、機密情報や個人情報が保管されている場所には入退室管理システムの導入が必要です。

今回は、入退室管理システムを導入する必要性やメリット、選び方についてご紹介します。

入退室管理システムとは？

入退室管理システムとは、専用のサーバーやソフトウェアにより建物や各部屋の入退室履歴を管理し、不正な侵入を防ぐセキュリティシステムのことです。具体的には、入退室の際に監視カメラや認証システムを通じて個人を特定し、入室を許可・制限します。入退室履歴は、いつ・どこに・誰が出入りしたかを正確な記録として残すことが可能です。 主にセキュリティ目的で企業に導入されていることが多いですが、その他にも勤怠管理との連携や入退室管理の効率化など、企業が抱える様々な悩みを解決するシステムとしても広く活用されています。

入退室管理システムの必要性

企業には機密情報や個人情報、顧客情報が保管されていることから、セキュリティ強化と適切な管理体制が求められています。これらの情報が外部に流出してしまうと、企業の社会的な信用問題に関わります。

入退室管理システムが必要とされる最も大きな理由は、そのような重要な情報を外部に漏らさないよう、入室許可を持たない部外者の侵入を防ぐためです。

Pマーク（プライバシーマーク）やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証取得においても、適切な入退室管理が求められています。

入退室管理システムを導入することで、オフィスや施設に出入りするすべての人へ、個別に入退室の権限を与えることができ、情報漏えいや内部不正を未然に防ぐことが可能です。また入退室履歴を管理することで、万が一トラブルが発生した場合は誰がいつ出入りしたかといった状況把握にも役立ちます。

入退室管理システム導入のメリット

入退室管理システムの導入には多くのメリットがあります。

部外者の侵入を防止できる

先程もお伝えしたように、入退室管理システムを導入する一番のメリットは、部外者の侵入を防止できるということです。企業には従業員や取引先、清掃員、配達員など多くの人が出入りするため、関係者のみ入退室できるよう制限することで不正な侵入を防ぐことができます。

情報漏えいを防げる

企業には機密情報や顧客情報を取り扱っているため、情報漏えいを防ぐためにしっかりと管理する必要があります。入退室管理システムは部外者の侵入を制限できるだけでなく、従業員の入退室も制限することが可能です。また、社内の誰が・いつ出入りしたかが記録として残されるため、不正な侵入だけでなく内部不正を防止する効果も期待でき、情報漏えい対策に繋がるでしょう。

勤怠管理に活用できる

入退室管理システムは、勤怠管理システムと連携することが可能です。入退室履歴の記録と勤怠を同時に管理することで、従業員全員の勤務時間を正確に記録できます。入退室管理システムを導入することで出退勤や残業時間の管理を別途行う必要がなくなり、勤怠管理の業務を効率化できます。長時間残業や従業員による不正打刻の防止にも繋がる点もメリットです。

入退室管理を効率化できる

企業のオフィスには日々多くの人が訪れるため、一人ひとりの入退室履歴を管理しようとすると膨大なコストがかかります。しかし、入退室管理システムは、入退室履歴を自社サーバーやクラウド上で可視化でき、履歴の検索や管理がしやすくなります。入退室管理システムを導入することで、作業コストを抑えて効率的に管理できるようになるでしょう。

入退室管理システムの認証方法

入退室管理システムには、「暗証番号」「ICカード」「生体認証」「スマートフォン認証」の4つの認証方法があります。それぞれどのような特徴があるかを見ていきましょう。

暗証番号

暗証番号による認証は、事前に設定された数字や文字をテンキーに入力して解錠する方法です。低コストで手軽に導入することができ、カードや鍵がなくても入退室が可能です。しかし、従業員間で同じ暗証番号を共有するため入退室履歴を記録できないケースが多く、トラブル発生時の人物特定などに役立てることはできません。 暗証番号の盗み見や流出のリスクがあるため、入力の際に不審な人物がいないか確認する、定期的に暗証番号を変更するなどの対策が必要です。

また、暗証番号方式はテンキーに触れるため、感染症が流行しているときは接触感染の可能性が高くなる懸念もあります。

ICカード

ICカードによる認証は、設置されたリーダーにICカードをかざし、IDを読み取って解錠する方法です。手持ちの交通系ICカードや社員証を利用し、入退室管理だけでなくPCやプリンターの認証デバイスとしても導入されていることがあります。

ICカードは紛失や置き忘れにより第三者に悪用されるリスクがあるため、カードの管理や紛失した場合の対応について全体に周知しておく必要があります。

生体認証

生体認証は、人が生来持つ身体的特徴（顔や指紋など）の情報を用いた認証方法です。指紋認証・顔認証・静脈認証・声紋認証・虹彩認証など様々な種類があります。紛失リスクがなく、なりすましや偽造が困難なため、セキュリティレベルの高い入退室管理システムといえます。ただし、生体情報は個人情報に該当するためプライバシー保護への配慮が必要です。その他にも、年齢・身体的変化による影響や導入コストが高いといった懸念点があります。

スマートフォン認証

スマートフォン認証は、設置されたリーダーにスマートフォンをかざしたり、QRカードを読み取ったりして解錠する方法です。普段持ち歩いているスマートフォンで入退室ができるため、ICカードのように紛失・盗難のリスクがなく、利便性が高いというメリットがあります。一方で、スマートフォンを自宅に忘れてしまったり、充電切れとなったりした場合に入室できないことがあります。

入退室管理システム導入時の注意点

入退室管理システムを導入する際は、以下の注意点を踏まえて適切なシステムを選びましょう。

自社の導入目的を明確にする

入退室管理システムを導入するときは、まず導入目的を明確にする必要があります。例えば、「同時に勤怠管理を行いたい場合は、勤怠管理システムと連携可能なシステム」「機密情報を保管している場所には、セキュリティレベルの高いシステム」など目的によってシステムの選び方が異なります。導入目的を明確にしたうえで、必要な機能を備えたシステムを選びましょう。

入退室の人数、規模に合わせる

入退室管理システムを導入する際は、入退室の人数や規模を考慮することも大切です。例えば、交通系ICカードや生体認証は事前に一人ひとりの情報を登録しなければなりません。入退室の人数が多ければ多いほど登録作業の負担がかかるため、規模が大きくなる場合は暗証番号やICカードによる認証システムを採用するなど工夫すると良いでしょう。

定期点検や障害発生時のサポートが必要

入退室管理システムは、不審者・部外者の侵入を防ぐ重要な役割を担っているため、安定した運用が非常に重要になります。故障の他、電源や接続に起因するトラブルが発生する恐れもあるので定期的な点検が欠かせません。また、不具合やトラブルが生じたときの迅速な対応や、コールセンターといったサポート体制が整っているシステムを選ぶことが重要です。

セキュリティ設備機器のメンテナンスをＪＢサービスがサポート

入退室管理システムは、不審者・部外者の侵入防止や入退室履歴の管理など、安全かつスムーズな運用を実現するのに重要な役割を担っています。入退室管理システムを導入する際は、どのような機能・サポート体制が備わっているかを確認したうえで、導入目的や設置場所の規模に適したシステムを選ぶことが大切です。

ＪＢサービスでは、セキュリティ設備機器のメンテナンス代行サービスをご提供しています。（設備工事を除く）定期点検・オンサイト保守、テクニカルサポート、アフターサービス代行、24時間365日体制のコールセンター受付代行など幅広いサービス体制を整えています。

入退室管理システムを導入し、安全に管理・運用していきたいとお考えの方は、ＪＢサービスまでお気軽にご相談ください。

関連サービス

あらゆる機器のメンテナンス代行サービス　24時間コールセンター／全国オンサイト保守

ＪＢサービスの機器メンテナンス代行サービスは、ITだけでなく多種多様な機器の保守・修理・点検・障害受付などのアフターサービスを熟練の技術員が貴社に代わってご提供するサービスです。ＪＢサービス株式会社は、企業の情報セキュリティ対策や最適なIT運用のためのご支援・ソリューションをご提供いたします。

詳しく »