テレワーク導入に必要な6つのプロセスとは？
１．導入目的の確定 テレワーク導入の主な目的5つとは？
テレワーク導入の目的としては主に5つ挙げられます。
テレワーク導入によってどのようなメリットを得たいか、という視点で導入目的を考えるというのも1つの方法です。
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①事業継続
主なメリット
- 新型コロナウイルス感染症 （COVID-19）対策や地震・台風など災害時の事業継続
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②コストダウン
主なメリット
- 通勤コスト削減
- オフィスコストの削減
- 紙コストの削減
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③働き方改革
主なメリット
- 企業風土の変革
- ワークライフバランスの実現
- 長時間労働の削減
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④生産性の向上
主なメリット
- 知的生産性向上
- 迅速な顧客対応
- グローバル化への対応
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⑤人材確保・育成
主なメリット
- 従業員の離職抑制・キャリア継続
- 従業員の自律・自己管理力の向上
２．導入範囲の決定 3つのポイント
これからテレワークを導入する場合、対象者・対象業務・実施頻度を決める必要があります。全社一斉に実施するのではなく、できるところからトライアルを行い少しずつ対象範囲を広げていくことをお勧めします。
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①対象者の決定
トライアルする部署を選定し、効果検証を行った上で徐々に対象部門・対象者数を拡大していきます。
①業務単位で選定
職種単位ではなく仕事の中でテレワークでもできる業務はなにか、業務単位で選定を行うことがポイントです。
②メリットを受ける従業員を優先的に選定
育児・介護を行っている従業員や怪我等により通勤困難な従業員など、メリットを感じやすい従業員を選定していくこともポイントです。
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②対象業務の決定
業務全体の中でテレワークできる業務の棚卸しを行います。例えば下記の業務が挙げられます。
テレワーク業務の一例
- 資料の作成・修正及び管理
- 社内・社外との連絡・調整
- 社内手続き
- 承認等の意思決定
- 社内会議（電話・会議システム）
- 社外会議（電話・会議システム）
- 部下・後輩等への指導
- インターネット等からの情報収集
- 業務知識等の学習（e-learning、資料閲読等）
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③実施頻度の決定
テレワークの実施頻度は、導入段階や導入の目的、企業の方針などに合わせて設定しましょう。
具体的な回数・期間は？
導入初期段階ではテレワークに慣れるためにも「週1回」など、実施頻度を少なめに設定することをお勧めします。
また、実施期間は少なくとも3ヶ月以上を設定しましょう。なぜなら、操作になれなかったり、突発的なイベント・繁忙期に重なったりなど予定通り実施できないことがあるからです。
３．現状把握をすべき6つのポイント
導入範囲が決定したら、下記6項目に関して現状の把握やテレワーク実現に向けた課題の洗い出しを行いましょう。
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①就業規則（始業・終業・給与など）
ポイント
現状確認を行い、変更点がある場合は規程の修正等を行います。
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②実施者の労働時間制度
ポイント
フレックスタイム制・変形労働時間制・みなし労働時間制・裁量労働制など各実施者の労働時間制度を把握します。
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③人事評価制度・勤怠管理
ポイント
人事評価制度の確認を行い、各自の労働時間制度に対応した勤怠管理・業務管理を行いましょう。
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④テレワーク実施の申請・承認方法
ポイント
例えば、下記のような申請・承認方法が挙げられます。
- 申請書のテンプレートを作成しメールで運用
- スケジュール管理ツールの活用
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⑤テレワークのセキュリティルール
ポイント
情報やファイルの取り扱い方法や資料・紙・データの持ち出しの可否などを決定しましょう。
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⑥現在のICT環境の確認
ポイント
現在利用しているICT環境を確認し、運用しやすい導入方法を検討しましょう。
例えば、勤怠管理・業務管理ツール・Web会議システム等のコミュニケーションツールを導入が挙げられます。
４．導入計画の策定
現状把握ができたら、テレワーク導入計画の策定に移ります。計画には以下6つの項目を盛り込むようにしましょう。
盛り込む項目
- プロジェクト計画書作成
- 制度ルールの確認
- テレワーク環境構築
- テレワーク実施者及びその上司同僚への研修セミナーの開催
- テレワーク検証
- 実証事業終了後の継続計画の策定報告
５．実施環境の整備
作成した計画に従いテレワーク実施時のルールの整備やICT環境の整備を行います。
具体的な整備内容については次回のコラムにてご紹介します。
６．説明会・テレワーク実施
テレワークを施行する前に、テレワーク実施者・実施者の上司・同僚に対して研修等の説明会を開催し導入教育を行います。
説明会に盛り込む内容は大きく3つあります。
説明会に盛り込む3つの内容
- テレワークの目的・必要性を理解する
- テレワーク時の体制について理解する
- テレワーク時のツールを操作できるようにする
試行期間終了後は、導入目的と照らし合わせた評価を行い効果と課題を明らかにし、徐々に実施日数を増やしていきましょう。
７．まとめ
テレワーク導入に必要な6つのプロセスについてご紹介しました。次回はテレワーク実施時のルールの整備（始業・就業など）ついてご紹介します。
