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テレワーク実施時のルール 5つのポイントとは?

本コラムでは総務省作成「情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書」をもとに、テレワーク実施にむけたルール整備の中で考慮すべき「労務管理」と「導入のための教育・研修」のポイントをご紹介します。

目次

  1. テレワーク実施時のルール 5つのポイントとは?
    1. テレワーク実施の申請と承認
    2. 労働時間の管理
    3. 業務中のコミュニケーション
    4. 公正な評価
    5. テレワーク時のコスト
  2. 導入のための教育・研修
  3. まとめ


労務管理において確認すべきポイントは大きく5つ挙げられます。各ポイントごとにご紹介します。



①テレワーク実施の申請と承認

まずはテレワークを利用するための申請・承認方法と、テレワークをする際の申請・承認方法についてルールを決めましょう。

①テレワーク利用者登録
申請ルール設定のポイント

例えば
  • 申請者(希望者、希望者の上司)
  • 申請先(部署、上司)
  • 手段(メール、Web、紙面)
  • 条件(上司との面談)

②テレワーク利用者登録
承認ルール設定のポイント

例えば
  • 対象の条件を満たしていれば自動承認
  • 面談を経てから承認

③テレワーク利用の申請・承認
ルール設定のポイント

例えば
  • 申請者(希望者が)
  • 申請先(上司に、部署に)
  • いつ(当日、前日まで)
  • 手段(メール、口頭、Web、紙面)
  • 条件(上司の許可を経て、実施する業務を決めたうえで)

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②労働時間の管理

次に、テレワーク時の始業・終業時刻の管理方法を検討します。企業によっては、就業時間中に適正に業務が行われているどうか在席確認を実施するケースもあります。

始業・終業時刻の管理としては、各時刻について報告・記録の方法をあらかじめ決めておきましょう。

①メール

テレワーク実施企業で最も多く利用されています。

特長
  • 使い慣れている
  • 業務の報告を同時に行いやすい
  • 同僚も記録を共有できる

②電話

履歴が残らないため勤務時間の記録を別途行う必要があります。

特長
  • 使い慣れている
  • 時間がかからない
  • コミュニケーションの時間が取れる

③勤怠管理ツール

勤怠管理ツール等を活用し始業・終業時刻を管理します。

特長
  • 大人数を管理しやすいため管理職の負担軽減につながる
  • 同僚には共有しにくい

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③業務中のコミュニケーション

必要な時に適切なコミュニケーションをとることができれば、テレワーク利用者だけでなくオフィスで働く同僚などのストレスを軽減できます。

コミュニケーション手段として、下記のような3つのポイントを検討しましょう。

①業務中の連絡方法

テレワーク利用者とオフィスで働く同僚が円滑なコミュニケーションを取れるルールやツールを準備しましょう。

例えば
  • 必ず連絡を取れる時間を決める
  • チャットツールの導入

②業務内容の報告と共有方法

テレワーク利用者と同僚などが、業務内容を報告・共有できるような環境を用意しましょう。

例えば
  • 作業中のファイルや画面を共有しながら会話ができるツール等を活用

③技術トラブル時の連絡方法

システムやICTツールに技術的なトラブルが起こった際に問い合わせができる窓口を用意しましょう。

例えば

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④公正な評価

管理者としてテレワーク利用者の評価について迷うこともあるかもしれませんが、一般的にはテレワーク利用者に対しても既存の評価制度を適用します。

評価基準に関するアンケートによると、半数以上がオフィス勤務の従業員と評価点は同一という結果となりました。

平成26年度厚生労働省テレワークモデル実証事業「企業アンケート」

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⑤テレワーク時のコスト

テレワーク時に発生する費用について、確認すべきポイントは3つあります。自社の従業員がテレワークを行う際に、何が必要になるか確認し就業規則等の見直しをしましょう。

①テレワーク時の給与

業務内容や所定労働時間など労働条件に変更がない限り、特に給与制度を変更する必要はありません。

②テレワークにより発生する費用

テレワークを実施する際に必要となるICT機器とそれらの費用負担について、予め就業規則等で定めておく必要があります。

  • 通信費
  • ICT 機器等の費用(Webカメラ、イヤホンマイク)

③テレワークにより支給しない手当

完全在宅勤務(所属オフィスに通勤しない)以外のテレワークを行う従業員に対して、一般的には通勤手当を支給します。

  • 完全在宅勤務を行う従業員に対する通勤手当

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2.導入のための教育・研修

全ての従業員がテレワークの目的・必要性やリスクについて理解をすることは、安全なテレワークを実現する上で重要です。そのためにも、下記3点を教育・研修に盛り込むようにしましょう。

①テレワークの目的・必要性

自社がテレワークを実施する目的・必要性を、テレワーク利用者・上司・同僚がよく理解することが重要です。

②テレワーク実施の流れ・体制

利用者やその周囲の疑問を解消するため、下記について説明を行いましょう。

  • テレワークに関連する社内規程
  • テレワーク実施の手続き方法
  • コミュニケーションの取り方
  • 管理職向けの研修
    • テレワーク利用者の勤怠・業務管理
    • コミュニケーションの取り方
    • 指導育成の方法

③ツール操作方法や相談窓口

新たにICTツールを導入する場合は、下記のような準備を行いましょう。

  • 各ICTツールの使用方法を記載したマニュアル
  • FAQの用意
  • ハンズオン研修の実施
  • トラブル発生時の窓口の開設

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3.まとめ

テレワーク実施時のルール整備の中で考慮すべき「労務管理」と「導入のための教育・研修」のポイントをご紹介しました。

テレワーク関連のICTツールを検討・導入する前には、社内ルールの見直し・整備を行うようにしましょう。



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