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手軽に始められるRPA Microsoft Power Automateとは|Microsoft 365

2020年4月から中小企業に対しても時間外労働の上限規制が適用されたこともあり、企業規模に問わず「効率化」や「生産性の向上」は重要なミッションといえるでしょう。

また、将来的な人口減少の影響による働き手の確保も困難を極める中で、注目を集めているテクノロジーの一つとしてRPAがあります。

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、 パソコン上で行われる業務プロセスを人に代わり自動化する技術です。

RPAといっても様々な製品・サービスが提供されており、「どれを選んだらよいかわからない」、「難しそう」といったお悩みをお持ちの方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

今回はMicrosoft 365の一部プランにバンドルされるRPA製品「Microsoft Power Automate」をご紹介します。

本コラムの目次

  1. Microsoft Power Automateとは
  2. Microsoft Power Automateのメリット
  3. 実際に使ってみた
  4. Windows 10ユーザー必見!無料でRPA機能「Power Automate Desktop」を利用可能に
  5. Microsoft Power Automateを利用するには?(購入方法)
  6. よくあるご質問
  7. まとめ

Microsoft Power Automateとは

Microsoft Power Automateとは、ビジネスユーザーからIT管理者までの誰もが自動化プロセスを作成できるアプリケーションです。

旧製品名の「Microsoft Flow」について聞き覚えがある、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

具体的には、Microsoft Power Automateで下記のようなことができます。


Microsoft Power Automateでできることの一例

  • Plannerで新しいタスクが作成されたらMicrosoft Teamsにメッセージを投稿する
  • Office 365のメールの添付ファイルをOneDrive for Businessに保存する
  • Formsで作成したアンケートに新しい回答が送信されたとき、Microsoft Teamsのチームに通知する
  • Formsで従業員がテストを提出すると、slackのチームに通知が送信される
  • メールで毎日リマインダーを受け取る
  • 英語メールのテキストを自動的にWeb翻訳サービスで日本語に翻訳

・・・など

上記のとおりMicrosoft Power Automateは、Microsoft 365の各アプリケーションの連携はもちろんのこと、SlackやTwitterといったサードパーティー製品・サービスとの連携をシームレスにします。

Microsoft 365を既にご利用中の方はもちろん、導入を検討されている企業・組織の方にはおすすめしたいアプリケーションの一つです。

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Microsoft Power Automateのメリット

1.定常業務を削減し、注力すべき業務に時間が割ける

Microsoft Power Automateは、定常業務を自動化・半自動化することが可能です。

例えば社内勉強会を実施した際、受講者の把握や理解度を確認するテストを実施するケースを想像してください。従来であれば、下記のような作業が必要になります。

確認テストで必要な作業
  1. 確認テストを実施していない従業員を目視でチェック
  2. 未実施者のメールアドレスを手入力し、リマインドメールを送信
  3. リマインドメール配信後に、実施状況を再度確認
  4. 未実施者のメールアドレスを手入力し、リマインドメールを送信(対象が0になるまで繰り返し)

このように、確認テストのフォローだけでも意外と工数がかかるものです。また、対象者を目視でチェック、メールアドレスを毎回手入力する作業は、抜け漏れが発生する恐れもあります。

このような煩雑な作業を、Microsoft Power Automateは自動化できるのです。これにより、担当者は本来注力すべき業務(例えば、理解度が浅い従業員に対するフォローアップなど)に時間を割くことができます。

2.人的ミスが少なくなる

上記にも記載した通り、メールアドレスの手入力や目視でのチェックは人的エラーが起きやすい作業です。

Microsoft Power Automateではこのような人的ミスが発生しやすい作業やタスクの自動化などを実行できるため、正確かつスピーディーな業務遂行が実現できます。

既にルール化されている定常業務があれば、Microsoft Power Automateで自動化できるかどうか一度検証してみてはいかがでしょうか。

3.様々なテンプレートが用意済、直感的な操作で簡単

Microsoft Power Automateでは様々なフローのテンプレートが用意されていますので、簡単・スピーディにフローを作成可能です。

また直感的なインターフェースのため、IT管理者以外のビジネスユーザーでも気軽に始められやすいアプリケーションになっています。

既に利用できる環境をお持ちであれば、まずはテンプレートで利用したい機能があるかを確認してみましょう。

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実際に使ってみた

実際に、マーケティング担当者がMicrosoft FormsとMicrosoft Power Automateを活用し、アンケートとリマインドメールを作成してみました。
主な実施項目
  1. アンケート案と対象者の決定
  2. Microsoft Formsでアンケート作成(所要時間:5分)
  3. One Drive上に対象者リスト(Excel)を保存(所要時間:1分)
  4. Microsoft Power Automateでフロー作成(所要時間:30分)
  5. テスト&修正(所要時間:20分)
担当者の感想

初めて操作したものの、Microsoft FormsとOne Drive、Microsoft Power Automateの作業自体は1時間以内で設定できました。

社内でのアンケート実施・集計・リマインド配信も、地味に工数がかかるものです。一度設定してしまえば、アンケートを更新したり・対象者リストのファイルを更新するだけで今後も活用できそうです。

今回はアンケートのリマインドメール送信のところを自動化してみましたが、他にも自分の業務の中でルール化されているものを洗い出し、試してみようと思いました。

Microsoft Formsに関するお役立ちコラムを読む

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Windows 10ユーザー必見!無料でRPA機能「Power Automate Desktop」を利用可能に

2021年3月2日、マイクロソフト社は「Power Automate Desktop」を、Windows 10ユーザー向けに無料で公開することを発表しました。

Windows 10ユーザーは無料で利用可能です。まずは、Power Automate Desktopをダウンロードして試してみてはいかがでしょうか。

Power Automate Desktopをダウンロード
(日本マイクロソフト社Webサイトへ推移します)

Microsoft Power Automateを利用するには?(購入方法)

Microsoft Power Automateを利用するために、ライセンスの購入方法としては2つあります。

冒頭にもお伝えした通り、Microsoft 365の様々なアプリケーションとの連携も魅力の一つであるため、Microsoft 365にてご購入することをおすすめします。

Microsoft Power Automateの購入プラン
\ おすすめ! /
Microsoft 365を購入
  1. Microsoft 365 E3
  2. Microsoft 365 E5
  3. Microsoft 365 F3※
Micorosft Power Automate
単体ライセンスを購入
  1. ユーザーごとのライセンス
  2. フローごとのライセンス

※機能としては作成・利用が可能ですが、1 日あたり2,000ステップに制限されます。

※2020年9月9日時点のMicrosoft社ホームページ掲載情報を基に記載しています。

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よくあるご質問

Microsoft Power Automateとは?
ビジネスユーザーからIT管理者までの誰もが自動化プロセスを作成できるアプリケーションです。Microsoft Power Automateに関して、詳細はこちらでご紹介しています。
無料で使える?
Windows 10ユーザーは無料で利用可能です。日本マイクロソフト社のWebサイトからダウンロードいただけます。ダウンロード方法に関して、詳細はこちらで紹介しています。
技術者でないと操作は難しい?
様々なフローのテンプレートが用意されていますので、簡単・スピーディにフローを作成可能です。様々なフローのテンプレートが用意されていますので、簡単・スピーディにフローを作成可能です。担当者が実際に使った感想はこちらで紹介しています。

まとめ

今回は、Microsoft社のMicrosoft Power Automateをご紹介しました。

既にMicrosoft 365を導入済みの企業・組織においては、これを機に試してみてはいかがでしょうか。また、これからMicrosoft 365の導入を検討している企業・組織においては、Microsoft Power Automateが含まれているMicrosoft 365 E3またがE5のプランをぜひご検討ください。

他にどんなアプリケーション・機能が含まれているか・どちらのプランにすべきかお悩みの方は、ぜひJBサービスにご相談ください。最適なプランの選定から導入・構築までご提案いたします。

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