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Microsoft Teamsでブレークアウトルームを使う方法とは?他社との比較も紹介

リモートワークが広まるにつれて、ZoomやGoogle Meet、Microsoft TeamsなどのWeb会議システムを用いた打ち合わせも当たり前のものになりました。

Web会議は移動時間や場所にとらわれず実施できるため、時間を有効活用できます。

ただ、参加者が多い会議で議論が思うように進まなかった、という経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ブレークアウトルームはこれらを解決する機能で、Microsoft Teamsでも2020年12月に追加されました。

今回は、Microsoft Teamsでのブレークアウトルームの使い方やZoomやGoogle Meetとの違いについてご紹介します。

目次

  1. ブレークアウトルームとは?
  2. 役割ごとのできること・できないこと
  3. ブレークアウトルームの設定方法
    1. 事前準備
    2. 設定方法
    3. ブレークアウトルーム開催中にできること
  4. Zoom・Google Meetとの比較
  5. よくある質問
  6. まとめ

1.ブレークアウトルームとは?

ブレークアウトルームとは、会議参加者を小部屋に割り振けグループディスカッションをバーチャルで実現する機能です。

例えば10人で行っている会議の場合、1人は司会進行役、参加者を3人ずつの3チームに分け、下記のような流れでディスカッションを行えます。

【例】ブレークアウトルームを活用した会議の流れ
  1. 司会は全参加者に対しディスカッションテーマや方法を説明
  2. ブレークアウトルームで、グループごとにディスカッションする
  3. 司会は各部屋を回って参加者より質疑応答を受ける
  4. ディスカッション終了後、参加者全員がメインルームへ戻る
  5. グループごとに意見を発表

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2.役割ごとにできること・できないこと

開催者ができること

  1. ブレークアウトルームの作成(開催者しかできません!)
  2. ルーム間の移動
  3. 進行中の会議でブレークアウトルームの設定
  4. ルームの追加、削除
  5. ルームの名称(タイトル)の変更
  6. 参加者に対してルームの(再)割り当て
  7. 参加者のルーム間移動を管理
  8. 会議チャットメッセージとして、各ルームに表示されるアナウンスを送信
  9. 全てのルームのチャット・ファイル・レコーディングにアクセス

参加者ができること・できないこと

  1. デスクトップアプリ、Webアプリ、iOS・Androidのアプリからブレークアウトルームに参加(卓上電話機・会議システムから参加した場合、各ルームへの移動は不可)
  2. プレゼンターとして参加し、ホワイトボードの発表や画面共有
  3. 割り当てられたルームでチャット
出来ないこと
  1. 他の人を会議に招待、コールバック機能
  2. ルーム間を自由に移動
  3. 複数のデバイスから同じ会議に同じアカウントで参加

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3.ブレークアウトルームの設定方法

日本マイクロソフト社のWindows Blogsに「Microsoft Teams「ブレークアウトルーム」操作マニュアル」が掲載されていましたので、これを基に作成しました。

マニュアルを見ながらであればスムーズに設定できるかと思いますが、設定する上で気になった点をご紹介します。今後、ブレークアウトルームを利用されたい方はご一読下さい。


1.事前準備

参加者・開催者ともに、下記2点を確認しましょう。

  1. [設定]→[一般]→[新しい会議エクスペリエンスをオンにする[新しい会議と通話は別のウィンドウで開く。Teamsの再起動が必要]にチェック
  2. アプリケーションは最新バージョンになっているか確認


2.設定方法

1.
いつも通り会議を設定

ポイント

ブレークアウトルームを開始・設定できるのは会議の開催者です。

2.
ブレークアウトルーム機能を起動

ポイント
ブレークアウトルーム(赤枠内)のアイコンをクリックします。
3.
会議室の数と割り当て方法を選択

ポイント

利用予定のブレークアウトルーム数と、割り当て方法を選択します。

4.
ルーム名を変更

ポイント

ルーム名にカーソルを合わせ表示される[...]→[ルーム名変更]をクリックすると変更できます。

5.
メインルームに戻れる設定

ポイント

参加者が自分でメインに戻れるようにするには、[Participants can return to the main meeting]をオンにします。

6.
部屋に割り当て(手動)

ポイント

手動で割り振る場合は、[参加者の割り当て]→割り当てるユーザをチェック⇒[割り当てる]で完了です。


3.ブレークアウトルーム開催中にできること

1.
開催者が各ルームに参加

ポイント

開催者が各ブレークアウトルームに参加し、参加者と会話できます。研修で利用する際は、講師が各部屋を回り質疑応答などにも有効です。

2.
メッセージを送る

ポイント

各ブレークアウトルーム宛にメッセージを同時に送信できますので、「あと5分で終了です」といったアナウンスなどで活用できます。

3.
割り当ての変更

ポイント

例えばRoom 1にいるAさんをRoom 2へ移動させ、Room 2にいるBさんをRoom 1へ移動させるというような、参加者の割り当て変更も可能です。

4.
レコーディング

ポイント

各ブレークアウトルーム内でもレコーディング機能がご利用可能です。開催者は、全てのルームのレコーディングにアクセスできます。

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4.Zoom・Google Meetingとの比較

ブレークアウトルーム機能をもつWeb会議システムで、利用条件や機能についてまとめてみました。(2021年1月時点の情報です)

ライセンス分割可能なルーム数割り振り方法時間制限終了メッセージ録音
Microsoft Teams

開催者は必要※1

50

自動・手動

×

10秒猶予あり

Zoom

40分以内であれば無料版も可能

50

自動・手動・事前設定

30秒猶予あり

Google Meeting

利用可能なライセンスに条件あり※2

100

自動・手動

30秒猶予あり

終了時メインセッションへ戻るメッセージ

×

※1:Microsoft Teams
  • Microsoft Teamsのライセンスを持つ同じ組織のユーザー、Microsoft Temasのライセンスを持つ他社(外部ユーザー)、Microsoft Teamsのライセンスを持っていない他社(ゲストユーザー)が参加可能
※2:Google Meetの利用条件(2021年1月時点の「Google Meet でブレイクアウト セッションを使用する」を引用)
  • G Suite Business、Workspace Essentials、Business Standard、Business Plus、Enterprise Essentials、Enterprise Standard、Enterprise Plus エディションで利用可能
  • G Suite Enterprise for Educationライセンスおよび会議を作成する権限を持つユーザーも利用可能
  • 参加者はGoogleアカウントが必要

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よくある質問

Teamsのブレークアウトルームは事前に割り振りできる?
いいえ。Teams会議参加後に手動設定での対応となります。設定方法はこちらをご覧ください。
組織外のメンバーともMicrosoft Teamsでブレイクアウトルームを利用可能でしょうか?
はい。Teams会議に招待された外部ユーザーは利用可能です。役割ごとのできること、できないことはこちらをご覧ください。
Microsoft Teamsのブレイクアウトルームで、開始時間を設定できますか?
いいえ。手動での開始となります。

5.まとめ

Microsoft Teamsで追加されたブレークアウトルームの利用方法とZoomやGoogle Meetとの比較をご紹介しました。Web会議ごとに、おすすめしたい組織をまとめてみました。

Microsoft Teams
おすすめしたい組織
  • Microsoft 365・Office 365を利用
  • 組織のセキュリティルールが厳しい
Zoom
おすすめしたい組織
  • Microsoft 365やG Suiteなどを利用していない
Google Meet
おすすめしたい組織
  • G Suite Businessなどを利用
  • 参加者がGoogleアカウントを持つ

Microsoft Teamsを既に利用している組織においては、わざわざZoomなどのアプリケーションを追加で開く必要もありません。試しに利用してみてはいかがでしょうか。

これからMicrosoft Teamsを導入したい、Microsoft 365を導入したいとお悩みの方は、ぜひJBサービスへご相談下さい!

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