アウトソーシングをうまく活用して働き方改革！　成功のポイントはスモールスタート

長時間労働の是正と多様で柔軟な働き方の実現に重点をおいた「働き方改革関連法」が2019年4月に施行されて以来、多くの企業が重要な経営課題のひとつとして働き方改革を推進してきました。

残業を申請制に変えたり、ノー残業デーを設けて、定時以降のフロアの強制消灯やシステム停止などを行い、残業時間の削減に取り組む企業も増えましたが、"働き方が変わった"、"労働時間が大幅に短縮された"と実感している人は少ないのではないでしょうか？

本来の働き方改革は業務改善による効率化を前提として進めていくべきものですが、これらに取り組むことなく残業だけを禁止してしまうと、隠れ残業が逆に増えてしまったり、"仕事量は減らないのに残業させてもらえないのはパワハラだ"、と訴える「時短ハラスメント（ジタハラ）」問題が発生しまったりするケースもあるのです。

そこで本記事では、働き方改革を掛け声で終わらせないために、業務改善の進め方と業務効率化の手段として注目されているスモールスタートによるアウトソーシングの活用についてご紹介します。

働き方改革の第一歩は業務の棚卸し

業務改善に取り組む上で欠かせないのが「業務の棚卸し」です。

従業員へのアンケートやインタビューなどを行い、業務の種類や内容、作業手順、それぞれにかかる工数や発生頻度、リソース、必要なスキルや難易度、他部門のどの業務と関連しているのかなどを、細かく洗い出していきます。 業務を可視化することで、非効率な作業や属人化している業務など、業務の問題点や潜在的な課題を見つけ出し、業務改善に向けての取り組みを強化することができます。 特にテレワーク環境下では、お互いの業務を把握しづらくなったことから、協力体制を築き、業務を円滑に進めるためにも業務の棚卸しは重要な作業です。

業務の優先順位付け

業務の棚卸しができたら、すべての改善を一度に行おうとはせずに、改善の難易度（コスト・時間・手間）や改善によって期待できる効果の大きさから、優先順位をつけた上で取り組むようにしましょう。いきなり難易度の高い業務改善に取り組むのではなく、比較的容易なものから着手し、少しでも改善効果が得られれば、モチベーションもあがり、その後の改善においてまわりの協力も得られやすくなるはずです。

業務改善の３つの視点

優先的に改善に取り組むべき業務が選定できたら、以下の３つの視点で評価し、効率化を検討します。

具体的には、ほとんど見ることのないような会議資料や報告書の作成はやめる、毎週の処理を隔週に減らす、処理方法を手作業からシステムに変える　といった方法で改善を進めていきます。

アウトソーシングの活用

「かえる」手段の１つにアウトソーシングがあります。アウトソーシングとは、社内で行っていた業務の一部を外部に委託することで、業務に必要な人やサービスを、外部（アウト）から調達（ソーシング）するという意味です。

アウトソーシングをうまく活用することによって、自社の限られたリソースを、本来注力すべきコア業務に集中することができます。アウトソーシングに適した業務は、従来業務量が多く定型的な業務、マニュアル対応の可能な業務や利益に直結しない「ノンコア業務」といわれきましたが、最近では単純作業に限らず、業務設計をおこない生産性を上げたり、専門性の高い技術や知識を必要としたりする業務でもコストパフォーマンスをあげられるといわれています。

一般的にアウトソーシングを活用しやすい業務分野としては、IT関連、経理、総務、人事などが考えられますが、電話窓口業務やテクニカルサポート（ヘルプデスク業務）といったカスタマーサポート、店舗や倉庫での在庫管理や梱包、出荷作業などの物流アウトソーシング業務も増加しています。

アウトソーシングはスモールスタートがおすすめ

アウトソーシングが業務改善に有効だということは理解できていても、どうしても自社の大事な業務を外部に任せることに抵抗がある、うまくいかなかった場合のリスクが心配、という方もいらっしゃると思います。 アウトソーシングはあまり難しく考えすぎず、スモールスタートさせることが成功のポイントです。 スモールスタートとは、文字通り「小さくはじめる」ことで、新規事業やプロジェクトなどを立ち上げる時に、最初は機能やサービスを限定して小規模な範囲から始めて、需要の増大などに応じて徐々に規模を拡大していく手法です。

業務の100%を委託するのではなく、「複雑なオペレーション」「関わる人の多さ」「事前の設備構築が多い」ものは極力優先順位を下げ、特別な知識がなくともすぐに"外出し"できるような業務を対象としてスモールスタートします。効果やアウトソーサーの習熟状況などを見ながら、ビジネスの成長にあわせて段階的に業務範囲や機能を広げて行きます。

スモールスタートのメリット

スモールスタートには以下のメリットがあります。

アウトソーシングはスモールスタートすることで、リスクを抑えつつ、外注先のスキルや対応を見極められることができます。

効果検証を繰り返しながら、小さな業務改善を積み上げることで、現場からの抵抗感も減らすことができ、真の働き方改革に近づけることができるはずです。

まとめ

企業の重要な経営課題である働き方改革を実現する手段として、業務改善とスモールスタートによるアウトソーシングをご紹介しました。

アウトソーシングは大きな決断であり、決して軽く決めるべきではありませんが、うまく活用することによって、自社のリソースをよりコアな業務へと振り分けることが可能になるため、企業全体の競争力アップも期待できます。

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