情シスあるある8選!情報システム部門の頻出課題やお悩みをご紹介

悩む情シス社員

業務をITの側面から支える情報システム部門。企業活動におけるITの重要性が高まりDX化が加速するなか、情シスが担う業務は増大しています。一方、情シスの立ち位置やニーズ、業務範囲をうまく理解してもらえないことも多々あります。

「本来なら情シスの仕事じゃないのに...」

「予算と人員が足りない...」

「業務量が多すぎて、長期プロジェクトに手が回らない...」

こういった困りごとは日常茶飯事。

今回の記事では、情シスあるある――つまり情シスなら共感できる課題やお悩みと、その解消方法の1つである業務アウトソーシングについてご紹介いたします。

情シスあるある:従業員からの問い合わせ編

問い合わせをける情シス

情シスが日々対応する社内からの問い合わせ。中には「これも情シスが対応しなければならないの?」と疑いたくなるようなものも。

今回はそんな『情シスあるある』を5つご紹介します。

「何もしていないのに壊れた、かなくなった」という問い合わせ

問い合わせを受けたときに頼りになるのは、問い合わせてきた本人からの情報提供です。

しかし、「何もしていないのに急に動かなくなった!」と言われるケースあります。「急に壊れた!」と訴えられても、情シスとしてはどういう背景で問題が起きたのかが分からなければ解決する難易度がぐっと上がってしまいますよね

どういう操作をしていたのか、どういう手順を踏んだのか、などとヒアリングするのに時間かかってしまうところもこの問い合わせの悩みどころです。

「パスワードが分からなくなったから教えて」という問い合わせ

社内で開発・管理しているシステムであれば情シスがデータベースにアクセスできますが、外部のシステムやサービスの場合IDやパスワードなどは情シスが知り得ない情報です。こういった問い合わせが来ると、特にITリテラシーの高くないユーザーの場合、パスワードの更新手順の確認や作業のサポートなども情シスの仕事になってしまうことがあります。企業内の人員のITリテラシーは上がってきているとはいえ、今も依然として尽きないお悩みです。

Excel(管理外ツール)の使い方教えて」という問い合わせ

Excelの関数の組み方やパソコンの操作方法など、「情シスなら詳しいよね?」という理由で頼られてしまうケースがあります。情シス担当者でも個々の専門分野は違うため回答できるとは限りませんし、検索したりマニュアルを読んだりすれば自分で解決できる内容のものも多いです。

情シスの本業とは直接関係がなくても、「前の担当者はやってくれたから、お願い!」と押し切られたり、責任感を感じて対応してしまったりすることもあるかもしれません。

プリンターが壊れているから直してという問い合わせ

通常情シスが管理するハードウェアサーバーや社用PC・スマートフォンなどですが、「情報システム部門の人なら機械に強いだろう」ということでプリンターの修理までお願いされてしまうこともあります。さらには、社員の私用のスマートフォンの操作のサポート依頼家電の買い替え相談といった問い合わせもあるそうです。

これらは情シスにとっては全く業務外の問い合わせ。特に企業規模が小さい場合は便利屋扱いされてしまうケース多々あ、悩ましい問題です。

「業務に支障が出ているからすぐ直して」という問い合わせ

システムトラブルが発生すると業務が中断してしまう場合があるため、情シスは一刻も早く問題を解決しようと奮闘します。しかし、業務を中断しなければならなくなった社員から「〇〇の業務ができない!困るから早く直して」とプレッシャをかけられることも。そういう場合に限って、簡単な再起動で問題が解決したりユーザーの操作ミスが原因だったりすることもあります。

問題が起きなければ予算を削られるのに、問題が起きれば責められてしまう...。このような損な立ち位置に置かれた情シスも多いのではないでしょうか。

情シスあるある:業務のお悩み編

業務に悩む情シス問い合わせ内容以外にも、情シスが抱えるのお悩みは尽きないものです。「あるある」と頷きたくなるような情シスの業務のおみを今回は3つご紹介します。

問い合わせ対応で1日が終わってしまう

先にご紹介したものを含め、情シスには日々膨大な数の問い合わせが届きます。本業とは直接関わりのないものも仕方なく対応していると、「始業から終業までずっと問い合わせ対応していた...」なんてことも。
社員が自分で対処できるような事象に関する問い合わせを減らすため、ITリテラシーを上げる社員教育やFAQ整備といった対策もできます。しかし、情報のメンテナンスが負担になるうえ問題対処のフローを浸透させるのに手間がかかるので、一筋縄ではいかないのが実情でしょう。

業務は膨大だが、予算も人員も足りない

「情シスが社内で一人だけ」という事例があるように、情シスは人員が削られる傾向にあります。また、特に中小企業など、経営資源が潤沢でない場合、営業や製造などの中核業務に人や予算が取られて情シスは後回しになることが多いでしょう。
「コストをかけられないから、こういうシステムを簡単に作ってくれない?」といった無茶なお願いをされるケースも。結果、膨大な業務量に振り回される状況を改善できないというお悩みが後を絶ちません。

コスト部門扱いされがち

企業活動にITは欠かせないものですが、一方で情シスは依然としてコスト部門(コストセンター)扱いされがちです。予算や人員は中核業務に優先的にまわされ、他部署との兼任社員も多く、コストカットが必要な時は真っ先に情シスが矢面に立たされてしまうこともあります。
これを解決するには、情報システムの役割やミッションそのものを見直す必要があります。そのためには、社内システムのトラブル対応やITヘルプデスクではなく、セキュリティ対策やビッグデータの利活用といった取り組みから利益を生み出すプロフィットセンター的存在になることが理想的です。

情シス部門の課題とその解決方法

情シスが抱える悩みは尽きません。日々の問い合わせに忙殺されたり予算や人員が不足しりすると、本来取り組むべき重要なプロジェクトに手が付けられないことも多いでしょう。
そんな課題の解決策の1つとして、業務平準化と外注挙げられます先にご紹介したよくある問い合わせへの対応など対応内容がある程度ルーチン化できる業務はアウトソーシングするのに適しています。

例えば、AIチャットボットを活用して社内ヘルプデスクの1次対応をシステム化する方法があります。AIチャットボットについては、以下の記事で詳しく解説しています。

チャットボット(Chatbot)とは?種類や仕組みについての基礎知識

他にも、外部オペレーターによるヘルプデスクサービスの活用やIT端末の管理代行など、定期的に発生する定型業務を外注する方法が有効です。このように、外注サービスを適切に活用できれば情シスが本業に集中することができ、部内の生産性向上・負担軽減に繋がります。




まとめ

今回の記事では、企業を支える情報システム部門が日々直面するお悩みや課題について解説し、解決方法のである業務アウトソーシングについてご紹介しました。

情シスの業務内容は多岐にわたるだけでなく、理不尽な要求や業務外の問い合わせを受けることも珍しくありません。状況や立場によっては無下に断るわけにもいかないケースもあり、通常業務に支障をきたすこともままあることでしょう。

ITツールやアウトソーシングは、うまく活用できれば情シスの工数や業務負担を下げることができます。情シスの人員が足りない、日々の業務が負担になって重要業務に取り組めない、そんなお悩みをお持ちでしたら、ぜひJBサービスへご相談ください。

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