社用携帯やPC、社員証の紛失リスクは？紛失時に必要な対応方法を解説

更新日 : 2024年06月21日

鞄の中を探す女性

社員が紛失してしまうリスクのあるものに、会社が貸与した社用携帯・スマートフォンやPC、社員証が挙げられます。これらの紛失や盗難は、会社にとって重要機密となる情報や社員の個人情報を流出させる可能性があり、会社に大きな損失を与えることになりかねません。そのため、社用デバイスや社員証の紛失時には早急に対応を行う必要があります。

今回は、社用携帯やPC、社員証の紛失リスクや、紛失時に必要な対応方法についてご紹介します。

社員が社用デバイスや社員証を紛失する背景

社員による社用デバイスや社員証の紛失が懸念されている背景として、社用デバイスの多様化や日々の中での使用頻度が高いことが影響していると考えられます。昨今では、業務で用いる社用デバイスはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットなど多様化し、会社から社員へ貸与されるようになっています。また、テレワークが普及したことから自宅や会社以外の場所で業務を行う機会が増え、出張などの機会がなくても社用デバイスを外に持ち歩くようになりました。

社員証は、勤怠管理システムと紐づけられるICカードを採用する会社もあり、鞄から出し入れすることが多くなっています。そのため、「社員証を電車やバス、タクシーに置き忘れてしまった」「社用携帯をテーブルに置いたまま離れてしまい、盗難に遭った」「社用PCの入った鞄をどこかに置き忘れた」などの紛失・盗難リスクが高くなっています。

社用携帯PC、社員証の紛失リスク

社用デバイスや社員証の紛失・盗難は重大なセキュリティインシデントとなるため、厳重な管理体制が求められます。

社用携帯やPC、社員証を紛失した場合、以下のようなリスクが考えられます。

個人情報・機密情報の漏洩

社用携帯やPCには、会社の機密情報や顧客情報など膨大なデータが保存されているため、第三者による情報漏洩のリスクがあります。

また、社員証には社員の名前や社員番号、メールアドレスなどが記載されているため、個人情報の流出につながる恐れがあるでしょう。

個人情報・機密情報の悪用

会社の機密情報や社員の個人情報が第三者に知られてしまうと、情報を売却されたり詐欺などの犯罪に利用されたりする可能性があります。もし手元に戻ってきたとしても、データをコピーされていたら取り返しのつかない事態になりかねません。

サイバー攻撃

第三者によって社用携帯やPCから社内サーバーへアクセスされ、サイバー攻撃を受ける可能性もあります。また、社員証を使って社員になりすまし、会社のオフィスへ侵入されることも考えられるでしょう。サイバー攻撃を受けると、機密情報の流出やデータの削除、金銭被害、営業妨害などさまざまな被害に遭うリスクが高くなります。

社会的信用の低下

社用携帯やPC、社員証の紛失による情報漏洩や悪用が発覚した場合、取引先や顧客からの社会的信用が失われてしまいます。これは会社にとって大きなダメージとなり、業績悪化や経営不振となる事態につながるでしょう。

紛失した際に求められる対応方法

社用携帯やPC、社員証を紛失してしまった際は、リスクを最小限に抑えるための早急な対応が求められます。従業員と会社それぞれが行うべき対応方法を把握しておきましょう。

従業員の対応

まず、従業員がとるべき対応は「会社への報告」、「遺失届の提出」、「顧客への報告や謝罪対応」です。

会社への報告

社用デバイスや社員証を紛失したことが発覚したら、すぐに会社へ報告しましょう。早急に報告することで適切な対処ができ、その後に起こりうるリスクを最小限に抑えられます。記憶が新しいうちにいつ、どこで、どのような状況で紛失したかを正確に報告することが重要です。

遺失届の提出

紛失後は会社だけでなく、警察にも「遺失届」を提出してください。遺失届を提出することで警察に届けられた場合に連絡をもらうことができます。また、情報を悪用された場合には遺失届を出しておくことで不正利用であることの証明となるため、紛失した社用デバイスや社員証を利用できないよう対応していても、必ず遺失届を提出しましょう。

顧客への報告や謝罪対応

紛失したデバイスに取引先情報や顧客情報が保存されている場合は、速やかに取引先・顧客に報告し、謝罪をします。流出や悪用の被害に遭うと取引先や顧客にも損害を与えてしまいかねないため、きちんと状況を説明して謝罪の意を伝えることが大切です。

会社の対応

会社がとるべき対応は「紛失データの確認」、「位置情報の検索」、「遠隔ロックの設定」、「顧客など関係各所への報告・謝罪対応」です。

紛失データの確認

従業員による紛失が発覚したら、会社としてまずは情報を正確に調査しましょう。従業員に紛失したデバイスにどのようなデータが保存されていたかを聞き取ります。情報の内容やデータの範囲を聴取し、紛失による被害影響について確認してください。

位置情報の検索

GPS機能からデバイス等の位置情報を検索しましょう。電源が切れていたり圏外となっていたりしても、おおよその現在位置を確認することができます。

遠隔ロックの設定

遠隔ロックを設定することで、遠隔から操作して社用デバイスの利用をロックすることが可能です。また、ICカード型の社員証は入退室権限を無効化できる場合があります。紛失した社用デバイスや社員証が第三者に操作・悪用されないよう、遠隔ロックで不正利用や情報漏洩のリスクを防ぎましょう。

顧客など関係各所への報告・謝罪対応

従業員が社用デバイス等を紛失し、データが流出した可能性がある場合は、会社の責任として顧客など関係各所へ報告し、情報開示と謝罪対応をする必要があります。また、被害が拡大して対応が追いきれない場合はホームページやメールなどでお知らせします。紛失した経緯や詳細説明、今後の対応、謝罪文などをまとめて問い合わせ先とともに記載し、情報開示に努めましょう。

社用デバイスや社員証の紛失には、早急な対応が重要

デバイスの多様化やリモートワークの普及、事業拡大による従業員の増加などにより、従業員へ貸し出す機器が増加した企業は多いでしょう。社用デバイスや社員証を紛失してしまうと機密情報の漏洩やサイバー攻撃などあらゆるリスクが生じるため、もし紛失が発覚した場合には早急な対応が求められます。リスクを最小限に抑えるとともに、代替機や予備機を迅速に手配することで業務への影響も抑えられます。

しかし、管理体制が整っていなかったり、夜間や休日に紛失や盗難が発覚したりすると、すぐに対応へあたるのは難しいものです。この紛失対応を24時間365日体制で管理できるよう、アウトソーシングする方法もおすすめです。

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紛失・盗難時の電話受付から位置情報の取得、データ消去対応、デバイスロック、担当窓口へのカードの利用停止依頼など、紛失時の対応をサポートします。休日や夜間のインシデント発生時にも迅速な対応が可能です。

社用デバイスや社員証などの紛失・盗難対応について課題を感じているお客様は、ＪＢサービスにお気軽にご相談ください。

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