テレワークやハイブリッドワークの普及により、時間や場所を問わずコミュニケーションが取れるようになりました。一方で、夜間や休日のメッセージ送信が相手の負担になるケースもあり、時間外連絡への配慮が求められています。
海外では勤務時間外の連絡を制限する制度が広がり、日本でも「つながらない権利」に関する議論が進められています。
こうした背景から活用したいのが、Microsoft Teamsの予約送信機能です。指定した日時にメッセージを送信できるため、情報共有を効率化しながら受信者への配慮も実現できます。
本記事では、Microsoft Teamsの予約送信機能の設定方法や活用シーン、Power Automateとの違いについて紹介します。
活用シーン
Microsoft Teamsの予約送信機能は、時間外連絡への配慮だけでなく、定期的な情報共有やリマインド業務の効率化にも活用できます。
受信者への配慮と業務効率化を両立できることが、Teams予約送信の大きなメリットです。
- 定期的なリマインド配信
（例）勤怠申請の確認、経費精算、請求書提出期限の案内 - 受信相手の勤務時間に合わせた連絡
（例）休暇取得中、出張中、海外拠点とのやり取り - 就業時間外に作成したメッセージの送信
（例）夜間作業時に翌営業日の朝に送信 - チームやチャネルへの定期投稿
（例）週次報告、会議案内、社内周知
Microsoft Teamsで予約送信を設定する方法
Microsoft Teamsには、作成したメッセージを指定した日時に自動送信できる予約送信機能があります。夜間や休日に作成したメッセージを相手の勤務時間に合わせて送信できるため、社内コミュニケーションの円滑化や業務効率化に役立ちます。
1.チャットで送信先を選択し、送信したいメッセージを入力
通常のチャット送信と同様に、入力フィールドに送信したいメッセージを入力します。
2.送信ボタンを右クリックする
チャットの送信ボタン上で右クリックすると、ポップアップが表示されます。
3.送信したい日時を選択し、「続行」をクリックする
チャットを送信したい日時を選択し、続行ボタンを押します。
予約送信に必要な環境
Microsoft Teamsの標準予約送信機能を利用する場合、追加ツールは不要です。定期配信や高度な自動通知を行いたい場合は、Power Automateとの連携も活用できます。
Power Automateを利用する場合は、契約中のMicrosoft 365プランによって利用できる機能が異なるため、事前にライセンス内容をご確認ください。
Microsoft 365プラン
Microsoft 365の新プランのラインナップのご紹介と、Microsoft 365 Enterpriseで活用できる機能についてご紹介します。また、チャットボットでプランのシミュレーションやライセンス費用の試算も可能です。ぜひご利用ください。
Teams標準機能とPower Automateの比較
Microsoft Teamsの予約送信には、Teams標準機能を利用する方法とPower Automateを利用する方法があります。通常の予約送信であればTeams標準機能で十分ですが、定期通知や業務自動化を行いたい場合はPower Automateの活用がおすすめです。
| 項目 | Teams標準機能 | Power Automate |
|---|---|---|
| 利用開始までの手間 | すぐ利用可能 | フロー作成が必要 |
| チャットの予約送信 | ○ | ○ |
| チャネル投稿の予約送信 | ○ | ○ |
| 定期投稿 | × | ○ |
| おすすめ用途 | 夜間・休日に作成したメッセージの予約送信 受信者の勤務時間に合わせた送信 |
定期リマインド チャネルへの自動投稿 業務プロセスの自動化 |
個人チャットや単発の予約送信であればTeams標準機能がおすすめです。一方で、定期的な通知やチャネルへの繰り返し投稿、業務プロセスの自動化を行いたい場合はPower Automateを活用しましょう。
動画で設定方法を解説しています
本動画は過去バージョンのMicrosoft Teams画面を使用しています。現在の画面や操作手順とは一部異なる場合がありますので、最新の設定方法は本記事のキャプチャをご確認ください。
Power AutomateでTeamsの予約配信設定方法
Power Automateを使ってMicrosoft Teamsのチャットやチャネルにメッセージを予約送信する方法をご紹介します。
※画面表示や操作方法はMicrosoft Teamsのアップデートにより変更される場合があります。
1.チャットでメッセージの予約送信
- Microsoft Teams画面の「アプリ」をクリックし「ワークフロー」と検索
- ワークフローが表示されたら「追加」をクリック
- テンプレートから「最適なタイミングで送信されるように返信をスケジュールする」をクリック
補足:右上の検索ボックスからテンプレート名を検索してください。 - 「保存」をクリック
-
予約送信したい相手のチャットを開き、相手からのメッセージを右クリックし「その他の操作」「Schedule a message reply to send at the・・・」をクリック
-
送信日時とメッセージを入力し、「送信」をクリックする
補足
送信日時とメッセージ内容を入力します。表示項目は利用環境や言語設定によって異なる場合があります。
2.チャネルやグループチャットに送るメッセージを予約
- Power Automateからサインインし、「作成」をクリック
- 「スケジュール済みクラウドフロー」をクリック
- フロー名と開始日、繰り返しのタイミングを入力
補足
フロー名には3文字以上入力し、実行する日時と繰り返すタイミング（秒、分、時間、日、週、月）を指定。
- 「Recurrence」をクリックし、タイムゾーンは「(UTC+09:00)大阪、札幌、東京」を選び開始時間の最後の「Z」を削除し、時間と分を入力する。
- 「+」をクリック
- 「Microsoft Teams」をクリック
- 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」をクリック
- 投稿者と投稿先を選択する
補足
投稿者を「フローボット」にすると「Power Automate経由のユーザー名」と投稿され、「ユーザー」にすると「ユーザー名」で投稿される。投稿先がチーム（チャネル）なら「Channel」、グループチャットなら「Group chat」を選択。
- 送信先のチャネルを指定しメッセージを入力、「保存」をクリック
補足
該当のチームを選択し、投稿内容を「Message」に記入し、「保存」をクリック。
- 「手動」を選択し「テスト」をクリック
- 右上の「テスト」をクリック、問題なければ「完了」をクリック、問題なければ「完了」をクリック
-
指定の時間に送信完了
補足
投稿者を「フローボット」した場合、1つ目の投稿のように「ワークフロー経由の（ユーザー名）」と表示され、「ユーザー」にすると2つ目の投稿のように「ユーザー名」で表示される。
まとめ
Microsoft Teamsの予約送信機能を活用することで、相手の勤務時間や業務状況に配慮しながらスムーズなコミュニケーションを実現できます。
夜間や休日に作成したメッセージを適切なタイミングで届けられるため、時間外連絡による心理的負担の軽減や、リマインド業務の効率化にも役立ちます。
単発の予約送信であればTeams標準機能、定期通知やチャネルへの自動投稿など高度な自動化を行いたい場合はPower Automateを活用し、自社の運用に合った方法を選択してみてください。
